LEMBARAN NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
| No. 18, 1997 |
(Penjelasan dalam Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
3674) |
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8 TAHUN
1997
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA
ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang: a. bahwa upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan
kemakmuran rakyat yang bersendikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat
Indonesia, merupakan bagian integral cita-cita kemerdekaan dalam wadah Negara
Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar
1945;
b. bahwa usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara
efektif dan efisien merupakan salah satu dasar kebijaksanaan Pembangunan
Nasional di bidang ekonomi, yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan dunia
usaha untuk mempergunakan peluang dan berkiprah secara sehat dalam dunia
internasional yang penuh persaingan sehingga dapat memberikan manfaat yang
sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat;
c. bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektifitas dan
efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan
dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan penyimpanan surat, surat kawat
beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana diatur antara lain
dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847:23), sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan
dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan
perdagangan;
d. bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen
sebagaimana tersebut dalam huruf c dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan
perundang-undangan yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku, menimbulkan beban
ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan;
e. bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan
untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu
hubungan hukum, karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap
dijalankan dengan mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan
administratif yang memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan mengenai
media yang membuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya;
f. bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan
dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau
dibuat secara langsung dalam media elektronik;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam
huruf a, b, c, d, e, dan f dipandang perlu membentuk Undang-undang tentang
Dokumen Perusahaan.
Mengingat: Pasal 5 ayat (1) dan Pasal 20 ayat (1)
Undang-Undang Dasar 1945;
Dengan persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK
INDONESIA
MEMUTUSKAN:Menetapkan: UNDANG-UNDANG
TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1Dalam Undang-undang ini
yang dimaksud dengan:
1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan
secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba,
baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang
berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan
dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan
yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam
bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen
perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Pasal 2Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan
dokumen lainnya.
Pasal 3Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan,
dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan
kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 4Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan
yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak
terkait langsung dengan dokumen keuangan.
Pasal 5Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba
rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi
keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan
kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 6Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang
digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang
dan modal.
Pasal 7
(1) data pendukung administrasi keuangan merupakan data
administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung
penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1) terdiri dari:
a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan;
dan
b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan.
BAB II
PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN
PERUSAHAAN
Pasal 8
(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 5 sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
(2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat
dengan menggunakan huruf Latin, angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun
dalam bahasa Indonesia.
(3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana
dimaksud dalam ayat (2) dapat disusun dalam bahasa asing.
Pasal 9
(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi
tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib
ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan
perusahaan yang bersangkutan.
(2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan
langsung dengan kegiatan perusahaan di bidang menentukan lain, maka catatan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan
terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib
dibuat di atas kertas.
(2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian,
atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta
hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau perusahaan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau dalam sarana
lainnya.
Pasal 11
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10
(sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang
bersangkutan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka
waktu penyimpanannya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.
(4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat
(3), disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang
ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.
(5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),
ayat (2) dan ayat (3) tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan
sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana ditentukan dalam
ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan
perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.
BAB III
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN
LEGALISASI
Pasal 12(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke
dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen
tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli
dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi
kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan
pembuktian otentik dan masih kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan
wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.
Pasal 13Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.
Pasal 14
(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh
pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang
bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di
atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan
aslinya; dan
c. tandatangan dan nama jelas pejabat yang
bersangkutan.
(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau
media lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil
cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan
tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang
telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 16Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan
dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur
dengan Peraturan Pemerintah.
BAB IV
PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
PERUSAHAAN
Pasal 17Pemindahan dokumen perusahaan dari unit
pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan tersebut dilakukan
berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 18
(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi
kepentingan nasional wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan
dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan;
dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan
pejabat yang menerima penyerahan.
(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat
(2) dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
Pasal 19
(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan dan data pendukung
administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.
(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 11 ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi.
(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan
dokumen perusahaan atau pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas
segala kerugian perusahaan dan atau pihak ketiga dalam hal:
a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka
waktu wajib simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau
b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui
atau patut diketahui bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus
disimpan, karena mempunyai nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak,
dan kewajiban perusahaan maupun kepentingan lainnya.
Pasal 20Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke
dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat segera dilakukan kecuali ditentukan
lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (3) dan ayat
(4).
Pasal 21
(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20,
dilaksanakan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan dan tahun
dilakukannya pemusnahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan;
dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan
pemusnahan.
(2) Pada berita acara pemusnahan yang dimaksud dalam ayat (1)
dilampirkan daftar pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.
Pasal 22Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan
dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB V
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 23Buku, surat,
catatan dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum
Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23) wajib
disimpan selama 30 (tiga puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang
ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih, pemusnahannya dilakukan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 24Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan
Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie,
Staatsblad 1847: 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun, dan pada saat
berlakunya Undang-undang ini masa simpanan yang belum mencapai 10 (sepuluh)
tahun pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang
ini.
Pasal 25Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan
pertimbangan kepada Ketua Badan Pemeriksa Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu)
tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini pertimbangan
tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam
Undang-undang ini.
Pasal 26Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan
persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan dalam waktu 1
(satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya Undang-undang ini
persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan
ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 27Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang
dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan
dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan
pemusnahannya ditetapkan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 28Ketentuan dalam
Undang-undang ini berlaku juga terhadap:
1. Kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia
atau yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah
Negara Republik Indonesia, dengan tetap memperhatikan ketentuan yang berlaku di
negara setempat;
2. Kantor perwakilan, kantor cabang agen perusahaan asing atau
yang disamakan dengan itu, yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara
Republik Indonesia; dan
3. Badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian
perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal I angka 1, yang dalam kegiatan dan
atau tugasnya memiliki dan menghasilkan dokumen sebagaimana layaknya
perusahaan.
Pasal 29Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek
van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23) tetap berlaku sepanjang
belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.
Pasal 30Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku:
1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847: 23); dan
2. Semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
dokumen perusahaan dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan penyimpanan, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip yang
bertentangan dengan Undang-undang ini, dinyatakan tidak berlaku lagi.
Pasal 31Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Undang-undang ini dengan penempatannya dalam Lembaran Negara Republik
Indonesia.
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997
PRESIDEN
REPUBLIK INDONESIA,
SOEHARTO
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal
24 Maret 1997
MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK
INDONESIA,
MOERDIONO
