TAMBAHAN
LEMBARAN NEGARA RI
| No. 3674 |
(Penjelasan Atas Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor
18) |
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8 TAHUN
1997
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAANUMUM
Garis-garis Besar Haluan Negara menetapkan bahwa pembangunan
hukum sebagai upaya untuk menegakkan keadilan, kebenaran dan ketertiban dalam
negara hukum Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945,
diarahkan untuk meningkatkan kesadaran hukum, menjamin penegakan, pelayanan dan
kepastian hukum, serta mewujudkan tata hukum nasional yang mengabdi pada
kepentingan nasional.
Pengaruh globalisasi ekonomi dan informasi yang demikian luas
karena perkembangan perekonomian dan perdagangan baik nasional maupun
internasional yang bergerak cepat mengakibatkan meningkatnya penggunaan dokumen,
sehingga mengharuskan dunia usaha memanfaatkan kemajuan teknologi untuk
meningkatkan kemampuannya secara efektif dan efisien khususnya dalam pengelolaan
dokumen perusahaan.
Guna mencapai tujuan tersebut, pembentukan peraturan mengenai
dokumen perusahaan yang merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang
ekonomi perlu segera disusun, dalam upaya memacu laju pertumbuhan perusahaan
melalui pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan efisien.
Ketentuan sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad
1847:23) yang mewajibkan setiap orang menjalankan perusahaan menyelenggarakan
pencatatan tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan menyimpan
dokumen tersebut antar 10 (sepuluh) sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun, sudah
tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya
di bidang ekonomi dan perdagangan dewasa ini.
Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur
dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847:23), juga ketentuan Undang-undang dan peraturan
perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan tata cara penyimpanan,
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi
perusahaan karena pelaksanaannya memerlukan ruangan yang luas, tenaga, waktu,
perawatan dan biaya yang besar.
Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi
tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, dan bukti pembukuan serta data
pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan atau
tulisan lain yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan rugi laba tahunan,
rekening dan jurnal transaksi harian dikurangi masa penyimpanannya dari 30 (tiga
puluh) tahun menjadi 10 (sepuluh) tahun. Sedangkan data pendukung administrasi
keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, dan dokumen lainnya,
jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan nilai guna dokumen yang disusun
dalam jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan.
Sejalan dengan upaya mengurangi jangka waktu penyimpanan,
penerapan teknologi maju di bidang informatika telah memungkinkan dokumen
perusahaan yang dibuat di atas kertas atau sarana lainnya dapat dialihkan untuk
disimpan dalam mikrofilm atau media lainnya. Pemakaian mikrofilm atau media lain
tersebut dapat dipastikan semakin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi dan
perdagangan karena lebih ekonomis. Untuk menjamin kepastian hukum, maka dokumen
perusahaan yang disimpan dalam mikrofilm dan media lain, merupakan salah satu
alat bukti yang sah.
Untuk menyederhanakan tata cara penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan, yang penting artinya bagi
efisiensi kegiatan perusahaan seperti diuraikan di atas, Undang-undang ini
memberikan wewenang kepada perusahaan untuk melaksanakan penyimpanan,
pemindahan, pemusnahan dan penyerahan dokumen tersebut berdasarkan jadwal
retensi baik menurut Undang-undang ini maupun yang ditetapkan oleh pimpinan
perusahaan.
Dengan diberlakukannya ketentuan yang mengatur dokumen
perusahaan, maka pembuatan, penyimpanan, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan
dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan sederhana, efektif dan efisien dengan
tidak mengurangi kepastian hukum dan tetap melindungi kepentingan para pihak
dalam suatu hubungan hukum.
Ketentuan mengenai pelaksanaan penyimpanan, pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan dokumen yang diatur dengan Undang-undang ini tidak
dimaksudkan menghilangkan fungsi dokumen bersangkutan sebagai alat bukti atau
kepentingan hukum lainnya. Oleh karena itu Undang-undang dan ketentuan peraturan
perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad
1847:23), misalnya Pasal 396, Pasal 397, Pasal 398 dan Pasal 399 Kitab
Undang-undang Hukum Pidana tetap berlaku sepanjang belum diganti atau tidak
bertentangan dengan Undang-undang ini.
PASAL DEMI PASAL
Pasal
1
Cukup Jelas
Pasal 2
Cukup Jelas
Pasal 3
Cukup Jelas
Pasal 4
Yang termasuk "dokumen lainnya" misalnya Risalah Rapat Umum
Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih
mengandung kepentingan hukum tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak.
Pasal
5
Yang dimaksud dengan:
- "neraca tahunan" adalah salah satu bentuk catatan yang
menggambarkan posisi kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang
merupakan pertanggungjawaban keuangan.
- "rekening" adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat
perusahaan untuk menampung transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar
penyusunan laporan keuangan, dan dapat juga disebut buku besar atau
perkiraan.
- "jurnal transaksi harian" adalah salah satu bentuk catatan yang
menggambarkan adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian
atau tulisan lainnya.
- "tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban
serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan" adalah
tulisan yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
rekening dan jurnal transaksi harian.
Pasal 6
Yang dimaksud dengan:
- "warkat" adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya
ditetapkan menurut aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek,
bilyet giro, surat perintah membayar, wesel, nota, debet, dan nota kredit.
- perubahan kekayaan, utang dan modal" adalah bertambah dan atau
berkurangnya jumlah dan susunan kekayaan, utang dan modal.
Pasal
7
Ayat (1)
Cukup Jelas
Ayat (2)
Yang termasuk:
a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan",
misalnya surat perintah kerja, surat kontrak atau surat perjanjian.
b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan", misalnya rekening antar kantor rekening harian, atau rekening
mingguan.
Pasal 8
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan adanya kewajiban perusahaan membuat catatan, agar setiap
saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal hak dan kewajiban
perusahaan, untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah
maupun kepentingan pihak ketiga.
Kewajiban tersebut bersifat keperdataan,
sehingga risiko yang timbul karena tidak dilaksanakannya kewajiban tersebut
menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Yang dimaksud dengan
"sesuai dengan kebutuhan perusahaan" adalah bahwa walaupun setiap perusahaan
diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan kedalaman isi catatan
yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam
ayat ini, misalnya harus menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa
Indonesia. Dengan demikian apabila tidak dibuat dengan menggunakan huruf Latin
dan tidak disusun dalam bahasa Indonesia, maka secara hukum, perusahaan tersebut
dianggap belum membuat catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggungjawab
perusahaan yang bersangkutan.
Ayat (3)
Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa Indonesia,
kecuali baik karena sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin
Menteri Keuangan catatan dapat disusun dalam bahasa asing.
Pasal
9
Ayat (1)
- Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi
tahunan belum ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang
ditunjuk, secara hukum perusahaan dianggap belum membuat neraca tahunan atau
perhitungan laba rugi tahunan.
- Yang dimaksud dengan "pimpinan perusahaan" adalah seseorang
yang berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan
mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan.
- Yang
dimaksud dengan "pejabat yang ditunjuk" adalah seseorang yang diberi kewenangan
oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam)
bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang
bersangkutan.
Kelalaian melakukan kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab
perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan,
perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba
rugi, tidak dibuat di atas kertas, perusahaan dianggap belum membuat
catatan.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "sarana lainnya" adalah alat bantu untuk
memproses pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas
kertas, misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.
Pasal
11
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni
menyimpan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun.
Dengan demikian apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang
bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi
tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Ayat (2)
Cukup Jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan "nilai guna dokumen" adalah nilai dokumen
perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan
kegiatan usaha perusahaan.
Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan,
maka jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun
atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun.
Ayat (4)
Cukup Jelas
Ayat (5)
Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi
dokumen tersebut tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan
ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan.
Pasal 12
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan:
- "mikrofilm" adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis,
tercetak dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
- "media lainnya"
adalah alat penyimpanan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat
pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau
ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory (CD-ROM), dan
Write-Once-Read-Many (WORM).
Ayat (2)
Cukup Jelas
Ayat (3)
Suatu dokumen perusahaan mempunyai makan "kepentingan nasional"
apabila dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam
rangka kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan,
misalnya rekening atau bukti iuran untuk pembangunan Monumen Nasional, Mesjid
Istiqlal.
Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna
kepentingan nasional adalah pimpinan perusahaan.
Ayat (4)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah
asli, apabila dokumen tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan
atau mengandung kepentingan hukum tertentu.
Kelalaian dalam melaksanakan
kewajiban tersebut, pimpinan perusahaan bertanggungjawab sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Yang dimaksud dengan "masih mengandung
kepentingan hukum tertentu" adalah apabila naskah asli tersebut masih mengandung
hak dan atau kewajiban yang masih dipenuhi oleh pihak yang
berkepentingan.
Pasal 13
Penggunaan kata "wajib" dalam Pasal ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan bahwa setiap pengalihan dokumen perusahaan harus
dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen perusahaan tidak dilegalisasi, maka
dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara hukum tidak dapat dijadikan
sebagai alat bukti yang sah.
Yang dimaksud dengan "legalisasi" adalah
tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan
ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi
dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media lain tersebut
sesuai dengan naskah aslinya.
Pasal 14
Ayat (1)
Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke
dalam mikrofilm atau media lainnya.
Ayat (2)
Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas
dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media
lainnya.
Pasal 15
Ayat (1)
Cukup Jelas
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "dianggap perlu", dalam hal tertentu" dan
"untuk keperluan tertentu" misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi,
jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan perkara.
Legalisasi dilakukan dengan cara
pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen tersebut dan pernyataan bahwa
hasil cetak sesuai dengan aslinya.
Pasal 16
Cukup Jelas
Pasal 17
Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan
kepada pimpinan perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah
pimpinan perusahaan yang bersangkutan.
Dalam tata cara tersebut dapat pula
ditentukan bahwa pemindahan dokumen disertai dengan daftar pertelaan dan
pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat:
a. keterangan tempat,
hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukannya pemindahan;
b. Keterangan tentang
pelaksanaan pemindahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan
pejabat yang menerima pemindahan.
Yang dimaksud dengan:
- unit pengolahan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional
perusahaan.
- unit kearsipan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit
pengolahan untuk disimpan dan dipelihara.
Pasal 18
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk
memberikan penekanan adanya kewajiban untuk menyerahkan dokumen perusahaan
tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip
Nasional Republik Indonesia. Apabila ketentuan tersebut tidak dilaksanakan, maka
terkena ketentuan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan.
Ayat (2)
Cukup Jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar yang
memuat keterangan antara lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu
penyimpanan dokumen yang bersangkutan.
Pasal 19
Ayat (1)
Cukup Jelas
Ayat (2)
Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan,
perlu dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan
dipelihara.
Ayat (3)
Cukup Jelas
Pasal 20
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan
yang dibuat di atas kertas tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam
mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 21
Ayat (1)
Cukup Jelas
Ayat (2)
Cukup Jelas
Pasal 22
Cukup Jelas
Pasal 23
Cukup Jelas
Pasal 24
Cukup Jelas
Pasal 25
Cukup Jelas
Pasal 26
Cukup Jelas
Pasal 27
Cukup Jelas
Pasal 28
Angka 1
Cukup Jelas
Angka 2
Cukup Jelas
Angka 3
Lembaga dalam hal ini meliputi baik Lembaga/Instansi Pemerintah
(misalnya Bank Indonesia dan Badan Urusan Logistik) maupun Lembaga Swasta
(misalnya Yayasan).
Apabila suatu Lembaga/Instansi Pemerintah selain tugas
pokoknya dalam menjalankan fungsi pemerintah melakukan pula kegiatan usaha
tersebut berlaku ketentuan Undang-undang ini, sedangkan untuk kegiatan dalam
rangka menjalankan fungsi pemerintahan, tetap berlaku ketentuan peraturan
perundang-undangan di bidang administrasi pemerintahan.
Pasal
29
Yang dimaksud dengan "ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847:23)", misalnya Pasal 396
butir 3, Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir 3, dan Pasal 399 butir 4 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang.
Pasal 30
Angka 1
Cukup Jelas
Angka 2
Cukup Jelas
Pasal 31
Cukup Jelas
